仕事で使えるGoogleカレンダーの使い方
長らくGmailとGoogleカレンダーを使っています。特に日々の予定管理はGoogleカレンダーで全てやっていて、これがないと仕事ができないほどです。なんといっても、データがクラウドなので場所・端末を選ばずに、いつでも使えるのが便利です。
仕事で使うための基本的な使い方
普段使いは、週間スケジュールの表示です。
週のはじまりや、全週の終わりに1週間の予定を立てます。
1週間でどこまでやるのかを決めておいて、その週に全て終わるようにします。例えば、前半は思わぬ予定が入り、遅れたとしたらカレンダーを見ればまるわかりですし、後半で調整がききます。また、打ち合わせ等の予定は決まったら、すぐにカレンダーに入れて押さえて、ダブリを避けます。
ポイントとしては、時間枠をいっぱいいっぱいに入れず、空きを作って余裕をもたせます。1日のうちに想定外の対応は必ずといっていいほど出てくるものなので、その対応ができるようにしておきます。何もなければ翌日の仕事に手を出してもいいです。精神的にも詰まりすぎていると、見るのが嫌になります。
ガントチャート(工程表)を使う
工期が短い案件はそのままカレンダーに記入しますが、長期案件の場合はガントチャート形式で管理した方がみやすいです。
案件ごとにカレンダーを作ります。
カレンダーを作ったら、月表示にしてタスクの開始日と終了日を入れていきます。
ドラッグでずるずるひっぱって、月表示画面のままタスクを入れることができます。
カレンダーがごちゃごちゃして見づらくなりますので、普段はガントチャートは表示させず非表示にしておいた方がいいです。
そして1日のはじまりや、週のはじめ・おわり等で確認しながら、進捗を管理してきます。よく工程表はエクセルで作ったりしていましたが、結局あとでスケジュールを見なくなったりしてしまうんですよね。しかし、これだと簡単です。
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PROFILE
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