ストレスのたまらないメールとのつきあいかた
仕事上、クライアントからの連絡は電話かメール、急ぎでなければメールが多いため、勤務時間中はメールは開けっ放しで、受信すると通知されるようにしています。しかし、その中に営業メールや登録中のサービスからのメールもまぎれこんできます。…煩わしい。
ムダな営業メール、スパムメールをどうするか
ネット上でのサービスは増え続け、その数だけメールアドレスを登録しているわけで、DMもバンバン届きます。基本的に各サービスの設定で受信しないようにしたり、個人的な買い物は別メールにしたりと極力届かないようにしていますが、それでも届きます。ブログからも、ほとんど英語ですが、スパムメールが届きます。
メールが届いたら差出人と件名で不要かどうかは判断がつくので、即削除といきたいところですが(気分的にも)、ここで削除してもまた次回のメールでイラッとするので、二度と届かないようにしたいですよね。削除は一瞬ですが、その一瞬で集中がとぎれることがあります。そして、この積み重ねは確実にストレスになります。
そこでGmailだと、メールの自動振り分け設定を使って、差出人や件名に含まれる文字を判別して、既読にしたり削除したりを自動的に設定しておくことができます。
見た目もスッキリすると、気持ちが良い
みなさんに強くおすすめしたいのは、アーカイブ機能を使うことです。アーカイブすると受信トレイからは消えて見えなくなりますが、実際にはデータは残ります。こうすることで、受信トレイをすっきりさせると、机の上が整理整頓されていると仕事が捗るように、気分的にもスッキリした気持ちで仕事をすることができます。
使い方としては、メールを見て返信や対応が終わったものはアーカイブ。完了までに時間のかかるものはスターをつけてアーカイブします。こうすると、スター付きのトレイを見れば、残っているタスクが一目でわかりますし、受信トレイは常にスッキリします。
日々使うツールだからこそ、自分にあった環境・設定を考えて、気持よくつきあっていきたいものです。
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