もう残業しない！すぐに試せて、仕事を効率化できるアイディア5つ！

いい仕事をするためには、心の余裕が必要です。余裕がないと、いろいろ試す時間がないので、結果よりも時間を優先してしまい、最終的にクオリティも下がります。

とはいっても、時間の管理は難しいですよね。特にフリーランスという形態で仕事をしていると、定期的に仕事が入るわけではないので、入ってきた仕事は極力お断りしたくありません。しかし、なぜか多忙な時ほど仕事は重なるもの…。

そこで、今回は仕事を常に抱えていても、余裕を持たせるためにやっている環境づくりについてのお話です。

考え事・覚えておくことを減らす

頭のメモリは有限です。大小あれど、無限に覚えておけるものではありません。この覚え忘れが、仕事がたくさん入ってきた時に、ミスしがちな要因です。

そこで、覚えておくことは頭で記録しないようにします。その場で違うものに記録して、必要な時に思い出せるようにします。

1. Googleカレンダー

予定の管理はGoogleカレンダーひとつでバッチリです。iPhoneとも同期しておけば、空いた時間に週間・月間でやらなければならないことなど、パッと確認できます。

打ち合わせ日程も決まったら、その時点で記録して忘れないようにします。既に予定があるものは埋められているため、重複するミスも防げます。

その日中にやらないといけないこと、たとえば振込や、確認催促、提出予定などを記録します。あとで月表示にした時にパッと全てを確認できるのが便利です。まだ余裕があるとか、まずいとか早めにきづくことができます。

2. Gmail

Gmailを使って、パソコンでもiPhoneでもかんたんにメールをチェックできるようにしています。Gmailのいいところは、まず検索が早いこと。名前や案件名ですぐに目的のメールを探せるのが便利です。パソコン変わっても大丈夫ですし。

Gmailは受信トレイをタスクとして使っています。メールが届いたら内容を確認し、10分以内に対応できるものは対応して、アーカイブすることで受信トレイから消します。(消えるというのは見た目だけで「全てのメール」で確認できますし、もちろん検索もできますのでご安心を)

そして、作業が必要だったり、返信に時間のかかるものは既読状態でそのまま残します。こうすることで、受信トレイに残っているものが、タスクとなります。完了すればアーカイブして、また空になるというわけです。見た目上も、受信トレイを空にするとスッキリします。

3. Evernote

定番のツールですが、作業中に思いついたアイディアや、バスにのっている時に思いついたことなど、時間・場所を選ばずにサッと記録しています。自分が見るためだけのものなので、タイトルなどは適当で、とにかく忘れないうちに残しておくようにします。画像もペタっと貼り付けれるので、いいデザインを見つけたときも保存したりしています。

4. 1password

いろんなサービスでID・PWを登録していて、ID/PWなんだっけなぁと調べる時間がムダなので、1passwordを使っています。ついでに、覚えておかなくていいので、パスワードも複雑なものに変更をしました。セキュリティ的にもこれで管理した方が安全ですので、ぜひお試しください。

(参考)
パスワードを意識せずに、まるっとおまかせ。パスワード管理に「1Password」が好まれる理由。

5. CloudPaper

CloudPaperはオンラインで見積書・請求書を管理できるツールなのですが、これを使うことで見積書・請求書をエクセルで管理することがなくなりました。そのおかげで、容易に過去に出した見積を探したり、毎月の売上を確認したり、何が入金されていないのか、把握することがかんたんになりました。

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