多忙な仕事をこなすために学んだ13つのノウハウ
自分で言うのもなんだけど、激務ディレクターの僕が手が回らない時に気をつけてる事と効率化の方法がとても共感できて面白かったので、私もどんなことに気を付けているかまとめてみたら、長文になってしまいました。
1.作業内容をタスク化する
まず、作業項目を洗い出します。この後にスケジュールをたてることになります。作業項目の分け方としては、一回の作業で取り掛かって進めることが出来る範囲で分類します。一気にやってしまった方が早い場合は、時間がかかるとしても一項目にまとめます。
例として、5〜6ページくらいのWebサイトでお問い合わせフォームがあって、ニュースの更新機能もついたものを作る場合だと、こんな感じで分類します。
- トップデザイン 1日
- 2階層目デザイン 1日
- HTMLコーディング＋メールフォーム 1日
- 管理画面 1日
- 表側プログラム埋め込み＋システムチェック・調整 1日
2.スケジュールをタスク化する
全体の進捗管理を把握しておくため、各案件毎のスケジュールを作ります。スケジュールといっても、厳密なものでなくて大丈夫です。
先ほど洗いだした項目を、納期から逆算して、カレンダーにいつまでに作業を終えてないといけないか入れていきます。スケジュールは、各項目の終了日を覚えておくだけで大丈夫。Googleカレンダーを使えば、週単位、月単位でパッと把握できて便利です。
作業項目の横に工数を時間ではなく日にち単位にしています。これは時間単位にしてしまうと、スケジュールに入れるときに「これは2時間、これは3時間だからこの日に一気に出来る」と、詰めてスケジュールを入れてしまいがちです。なので、日付単位にしてこの日はこの作業を終えていれば大丈夫。というくらいの管理にしています。
そして毎日、週ごとの締め日を確認して、遅れがないように進めていきます。週単位で進捗状況を確認し、遅れが出ないように進めます。これは金曜日に気がついてアタフタしても意味がないので、週の中頃あたりで、遅れがないかどうかを確認します。
遅れているようだったら、会社だったら、別の社員になるべく早くスケジュールを打診して、作業をお願いします。その社員も忙しそうだったら、自分の得意な作業と交換するのもいいです。
3.作業をまとめる
例えば画像を縮小してファイル名をつけて保存する。という作業があった場合、画像を縮小して保存して終了、次の画像を開いて縮小して…ではなく、全ての画像を縮小する。ファイル名をあとで一気につける。
というように同じ作業はまとめてしまいます。同じ作業を繰り返したほうが、スピードが上がりますし、ミスが少なくなります。この考え方はあらゆる場面で応用がきく便利な技です。
4.午前中に外出予定を入れない
記憶力や計算力を測るテストを、午前と午後に行うと、午前中のほうが成績が良いという統計があります。午前中は外出等の予定を避け、できるだけ眠気がきやすい昼直後や夕方に設定します。
午前中は頭を使う仕事、作業に集中すると捗ります。やっぱり頭が冴えているのは朝です。私の場合は午前中でその日の仕事のほぼ7〜8割を終えれるように、集中してやっています。
5.遅くまで仕事をしない
そんなこと分かってるけど、遅くなっちゃうんだよー。という気持ちは分かります…。まずは、遅くならないために、自分が1日にこなせる仕事量を知っておくことが大事です。
そして例えば一日の仕事時間が8時間だとしたら、作業に割り当てる時間は5時間ほどと考えて下さい。絶対に時間をフルで割り当てないのがポイントです。
ロボットではないので、人間は8時間も集中出来ません。また、電話や来客、不意の外出があったりしますので、余裕時間を必ず確保しておくこと。
上記とは逆に、その日予定していた仕事が早く終ることも出てきます。その時は、明日の仕事に手をつけましょう。実際の作業を行わなくても、準備だけでもOKです。
こうしておくことで、明日仕事に向かう時には気持ちが楽になるでしょうし、なにより仕事を終わらせた！という気持ちが自信につながり、明日以降も効率的な仕事量をこなせることと思います。
6.単純な作業は自動化する
例えば上記で挙げた画像縮小処理だったら、Photoshopのコマンドで一気に処理を行う。というように、ソフトを使って自動化できるものは自動化します。文章の変更だったら、置換コマンドで出来ないか、エクセルのマクロを使って一気に処理出来ないか考えてみます。
自分はできなくても他の社員が出来るかもしれないので、話をしてみたり、情報交換します。もし、身近に仕事が早い社員がいたら、同じ仕事を1度頼んでみて、どう進めるか確認するのもいいアイディアです。
これが一番早い。と思っていたとしても、常にこんなツールを使ったら早くならないか、考えながら作業を行います。繰り返しているルーティンワークは、慣れてくるとミスが多くなりがちなので、ゲーム感覚でやってみるのもいいかもしれません。
7.ミスが起こったら次回から別の手段を講じる
もし、一度ミスを起こしたら、落ち込むよりも、なぜそのミスが起きたのか自分で理由を考えてみること。それはあなた自信の問題ではなく、やり方の問題だったというケースが多いはず。ミスが起きないやり方を考えることが大事です。そして、次は別のやり方でやりましょう。
8.人に頼む
一日の仕事量を把握できたとして、それ以上の仕事が入ってくることもありますよ。そんな時は無理せず、まわりの社員に協力を求めること。逆に時間が空いた時は、他の社員に声をかけて、手伝ってあげましょう。
社員が忙しければ、お客様を巻き込みましょう。お客様に質問をなげかけたり、準備してもらえるよう頼んでみたりすることで、時間を伸ばすという手段もあります。ただし、早めの段階で無理だと分かったなら、その瞬間に相談することが大事だと思います。
9.完全を求めすぎないこと
全てが満足いくものを作るのは理想ですが、納期があり、予算もあります。会社だって、給料を払ってるわけなので、見積に合わない時間をとるのはマイナスです。これを避けるには、早めの段階で一緒に進めている担当者、上司、お客様に逐一確認をとりながら進めていくことだと思います。
完全に出来上がった状態で出してみたら、まわりが考えていたものと違っていた。こうなっては時間の取り返しがききません。そうなる前に、事前にすりあわせをして確認をとっておきます。
時間内で出来る最大限のものを提供できるのがプロといえると思っています。100％ではないかもしれませんが、仮に時間が永久にあったとして、本当に完全だといえるものを作れるでしょうか？その時点で、完璧に近づけるよう最大限努力します。
10.やりたくない仕事ほど早く手をつける
なんだか面倒そうだ…という案件ほど、事前調査を早めに進めます。やりたくない仕事はたぶん、やったことない仕事で、どのくらい時間がかかるか分からない。こんな案件じゃないでしょうか？
調べてみると、見通しがたつので、スッキリしてやりたくない仕事ではなくなるかもしれません。もし、難解な仕事だったら、余計に時間をとって解決できるようにします。
早めに着手しておくことで、専門家に質問を投げておいたり、相談したりする時間がとれますし、問題解決までの時間を多く確保できるからです。
11.失敗したりトラブルが起こった時ほど電話を使う
電話して責められるのが怖いという気持ちは分かりますが、時間を空ければ空けるほど、連絡もしづらくなりますし、余計に次のトラブルを誘発しやすくなります。電話したくない時ほど、メールではなく、敢えて電話にすることは解決の近道になります。
12.自分が思っているほど、簡単に事は進まない
パッと考えて、1時間で出来ると思って、お客様にそう答えても、実際の作業は時間がかかってしまうことはよくあること。経験でこの差は縮まっていきますが、なるべく自分が思っている時間よりも多めに考えておきましょう。実際の作業時に他の仕事が入ってきたり、電話があったり、用事が出来たりと、何が起こるか分かりません。
13.お客様とのやりとり
相手にもよりますが、担当者が営業だったら日中は外出しているので、朝一番か夕方過ぎにしか会社にいない。また、休日を知っておいて、いつ時間がとれるのか想像して連絡をするようにします。
そして、確認メールを送るときは、いつまでに確認が必要かも添えて送りましょう。こちらが主導権をもって、進めるとお客様も安心します。
なんか書ききれていない気はしますが、この辺りで…。人は忙しくなるほど、視点が狭くなり、頭も固くなりがちですが、せっかくやっているので、楽しみながらやれるといいですね。