タイムマネジメントで自分の時間を4倍に向上させる3つの方法

2018/02/20 (2018/02/23更新) カテゴリー:生産性を高めるアイデア タグ: ,
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「好きなことだけやっていたい」

そう思ったことはないでしょうか?

僕はいつも思ってます。好きなことをしていれば、本当に時間を忘れるくらい楽しいものです。ずっとこれだけやっていたいなーと。

しかし現実にはそんなことはできません。仕事そのものが楽しいという人でも、苦手だったり、やりたくない仕事はあるはず。

じゃあ、そんな仕事を早く終わらせることができたらどうでしょうか?

それができたら苦労しないよ…という声が聞こえてきそうです。

しかし断言します。あなたの仕事は圧縮できます。それも3〜4倍には。有料noteで売りたいくらいです。

どうせショートカットとかそういう話なんじゃないの?と思われそうですが、そんな話は一切しません。そんなセコセコしたことは無価値とまではいいませんが、そこまで大きなスピードアップにはつながりません。

働いている時間は同じなのに、人によって生産性に差が生まれるのはなぜか…。それは、この記事を最後まで読んでいただければ、あなたの仕事のスピードを数倍にできるはず。少なくとも読む価値はあると自信をもっておすすめします。長いですけど、最後までぜひ読んでみてください。

もっと自分の時間が増えればゲームでもマンガでも映画を見るでも自分の好きなことに時間を使えます。会社にいるなら、余裕ができた時間でこっそりネットで調べ物したり勉強してはどうでしょうか。

僕は会社員のころ、そうしてました。なぜなら仕事に終わりはないし、早く仕事ができるようになっても次の仕事が待っているだけです。だから、1日に進める仕事が終わったら好きに使ってもいいじゃないですか。

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1.早朝にパワーを集中する

実は時間は一定ではありません。朝と夜ではまるで別物です。

どういうことか。朝のリフレッシュした脳と、ヘロヘロになった夜の脳では生産性に違いがあるということです。

遅くまで残業してやるより、早朝に仕事した方が捗る。というのは聞いたことがないでしょうか?これは事実です。まぎれもなく。

断言しますが、夜なんか仕事すべきじゃないんですよ。

深夜のほうが捗る人もいるでしょう。そんな人は朝早く起きてないからそんなことがいえるんです。一度、9時に寝て5時に起きて仕事をしてみてください。

つまり、本当に大事なことをいいます。

朝のフレッシュなゴールデンタイムに一番重要な仕事を入れることで、高い生産性が期待できるということです。

日本の労働生産性は2016年の統計によればOECD加盟34カ国のなかで第22位です。主要先進7カ国の中では1994年から22年連続で最下位。アメリカの労働生産性は日本の1.6倍も高いという事実があります。

つまり、日本は働く時間が長い割に生産性が低いということ。深夜まで頑張ったのが偉い、という風潮がいまだにありますが、単に生産性が低いだけでしょう。睡眠時間が削られれば翌日のパフォーマンスが下がります。早く寝て早朝からやったほうが絶対に効率がいいんです。

その日、もっとも終わらせたい仕事からやる

朝にやるのはわかった、いいたいのはそれだけ?

いいえ、朝にどんな仕事をやるかも大事です。

朝一番に普段あなたは何をしてますか?

おそらくメールチェックやSNSを見たり、ニュースをみたりするのではないでしょうか。実はこれが仕事を遅くする原因なんです。

なぜかといえば、メールをチェックするとそこには他人からの依頼が入っています。中には【緊急】とか【至急】とかつけて、早く対応するように迫るものがあったりします。そんなメールを読んだあとに、その日にやる仕事から取り掛かれますか?

先に至急の案件から対応してしまうんじゃないでしょうか。そんなこんなしているうちに午前中が終わり、始業開始になれば電話やらメールの返答も相次ぎ、今日やるべき仕事が終わってなかった…そんなことになるのは目に見えています。

だから、朝一番はメールを見ないほうがいい。もしくは見てもいいですが、返事だけして対応は後回しにすること。とはいっても、一度メールを見ると気になるものですから、見ない方がいいですね。だいたい、至急とかいっても本当に至急対応しなきゃならないようなことってほとんどありません

だから、朝のゴールデンタイムは、一番重要な仕事から取り組んでください。もし、朝5時から仕事をしているとすればなおさらメールは見なくていいです。始業開始の時間にメールをみたらいいんです。そうすれば、朝のスタートにやるべき仕事からはじめられます。

始業開始時にやるべき仕事のほとんどが終わっていることを想像してみてください。

最高に気持ちいいはず。

午前中だけで仕事の8割を終わらせる

早朝のメリットは数え切れないくらいあります。

まず、何か投稿したりメールを送ってきたりする人はいませんから、チェックする必要がありません。チェックする必要がないわけですから、そういったものに時間を取られることはありません。邪魔が入らない1時間は、日中の分断された3時間に匹敵します。それくらい、集中できる環境は大事。

僕は早朝5時から12時までをメインの業務時間にしてます。

時間を制限するのも効果高い。締切のパワーは絶大です。時間が短くなっても、成果は変わらないどころか、以前よりも進みました。

そんな早く起きれないよ…という気持ちもわかります。僕も昔は寝坊して夕方に出社したこともあるくらい寝坊助でしたから。

朝はやく起きれない人は睡眠時間を削るのではなく、なるべく早くベッドに入って寝ることを心がけてください。

早く寝れば早く起きます。シンプルでバカバカしいかもしれませんが、これが真実。睡眠時間を削って早く起きても疲れた脳では能力を発揮できません。

あとは寝る前にスマホなどデジタル端末をみない。ブルーライトで眠りが浅くなります。本の軽い読書はおすすめ。

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2.やることを減らす

朝のゴールデンタイムからバリバリ仕事するということは話しました。

もうひとつの、大事な話をします。

それは、やることを減らすということ。

そもそも、作業スピードをいくらあげたところで人間には限界があります。「本当にそれはやる必要があるのか」。本質を見極め、やらなくてもいいことはやらないようにする。

お金持ちほど実は時間に余裕を持っています。ジム通いしている人も多いですよね。

80対20のパレートの法則というものがあります。本当に大事なことは全体の2割ということ。つまり、重要な20だけやって役に立ってないことは思い切ってやめてしまうことです。そうすれば時間は増えます。

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3.シングルタスクが王道であり最強の管理術

最後のとっておきのテクニック。

それはシングルタスク。マルチタスクはいますぐやめましょう。

実は、ほとんどの方がマルチタスクの罠に陥っています

例えばメールは常時起動したままになっていませんか?

統計では1日に10回以上メールをチェックしているビジネスマンが大半です。メールを起動していると脳がマルチタスクになり、集中できません。

人間、マルチタスクができるようには作られていません。マルチタスクをしているようにみえたとしても、実際には作業を切り替えているだけなんですね。次から次に集中が移動するため、疲弊するだけです。

僕もマルチタスクで失敗しました。

とあるクライアントの打ち合わせで、クライアントが席をはずした時にメールをチェックしてしまったのです。その内容はシステムのバグに関するものでした。

これはまずいな…という思いだけが残り、打ち合わせに集中できず。どうにか早く切り上げて、バグの対処にかからないと…と焦りました。

そもそもメールを見ずに目の前のことに集中するべきだったのです。どうせメールを見ても、その場で対応できないのですから。

時間管理の目的は「自己投資」の時間をつくること

自分の時間をつくる方法を3つ、話してきましたが、時間ができたら何をしますか?

もちろん、自分の趣味に時間を使ってもいいですが、おすすめなのは自分への投資です。

自分への投資がもっとも対費用効果の高い投資です。

勉強する時間を多く作れるほど、自分の価値を高めることができます。

つまり、自分のメインスキルをみがけば、さらに時間を作れるということなのです。

タイムマネジメントを学ぶのに最強の5冊

最後にこれまで読んできたタイムマネジメント本の中から選りすぐりの本を紹介します。

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか

本書の著者、中島聡氏は、
「ドラッグ&ドロップ」や「ダブルクリック」などの概念を生み出した
元マイクロソフトの伝説のプログラマーです。

多忙を極め、納期遅れが蔓延するプログラマーの世界で、
中島氏は「一度も納期に遅れたことがない男」として活躍。

なぜ締め切りを守りつつ、世界を変える発明ができたのか?

この思考を知れば、きっと「楽しい仕事」でいっぱいの未来が訪れます。

マルチタスクをやめてシングルタスクで早朝4時から午前中で
仕事の8割を終わらせるというパワフルなタイムマネジメント術。

ぼくもこの働き方を真似ていますが、実に理論的です。(ぼくは朝5時からです)
まず、朝の5時から8時までは電話もメールもこないので、仕事に集中できます。
早朝の1時間には、昼間の3時間分と同様の価値があります。

午前中に仕事がほぼ終わっていれば、昼からは余裕をもって残りの2割に取り組めます。
急に入った仕事にも対応でき、新しい自分への投資時間もつくれます。

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

マニャーナの法則

「仕事は明日!」でうまくいく
心の余裕・集中力・達成感がグッと高まる黄金法則
同書は、画期的なタイム・マネジメントの書としてイギリスでベストセラーになった「Do It Tomorrow」の翻訳版。日本でも反響を呼び、人気ブログ「シゴタノ!」では「数ある時間管理術の本の中で、現在 最高の1冊!」と絶賛していただきました。

◆時間管理術の新発想!
「マニャーナ」とはスペイン語で「明日」。「マニャーナの法則」は「今日発生した仕事は、明日やる」を原則とすることで、これまでの時間管理のセオリーの限界を解決します。

 ×「To Doリスト」では仕事に追われるだけ
 ×「優先順位」では時間不足の問題は解決しない
 ×「すぐやる」は衝動的な反応を助長してしまう

◆“極限の集中力”と“達成感”が手に入る!
本書で手に入るものは、目先の大量の仕事を片付ける「効率」「生産性の高さ」だけではありません。目指すのは「本当の仕事」をすること。
「自分がやる!」とコミットした仕事に、極限の集中力で取り組み、毎日、仕事をやりきった達成感・充実感を得るためのガイドブックです。

今日、新たに発生した仕事は明日にまわす。これが基本鉄則のマニャーナの法則について書かれています。著者の考えは「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」ということ。

この本でもシングルタスクが推奨されています。ひとつに集中して、できたら次に進む。注意が散漫では物事がすすみません。大切なのは約束した仕事を確実にやり遂げることです。

ブライアン・トレーシーが教える 最強の時間

最強の時間

制約下でより速く、より良い仕事をして、成果を最大化する21のテクニックを紹介!

「時間」を管理するタイムマネジメントは、「人生」を管理するライフマネジメントと同じだ。

効率的な時間管理と高い生産性は、自分の人生を大事に思い、一分一秒に「価値」をおくことから始まる。
これこそ、この本であなたが気づき、そして身につけることだ。

この本で紹介する21のテクニックを活用すると、1日あたりの職場での時間を2時間増やすだけでなく、2倍の成果をあげることや、2倍の効率を実現することもできる。

どのテクニックも、さまざまな分野で大勢を成功に導いた実績のあるものばかり。
だからあなたのことも、成功に導いてくれる。

やみくもに作業にとりかかるのではなく、計画をたててからとりかかることをすすめています。計画をたてることに1分費やせば、実行の時間が10分減るからです。これは本質をついていて、時間の使い方がうまい人はそもそもやらないこと、やるべきことについて時間を使って判断しています。だから、ムダな作業だと思えばやらない。究極の時間節約術です。

ぼくも必ずやってますが、仕事の終わりに翌日の計画をたてる、週末には来週のスケジュールを組み立てる。この時間が大事です。

やることを減らして、やりたいことに集中する

人間に与えられた時間は24時間。時間を使ってやれることには限界があります。だからこそ何をやるのか、やらないのか、捨てることも大事です。やることを減らして大事なことに集中することについて書かれた本の紹介です。

減らす技術

減らす技術

かつてないスピード化の現代。瞬時にあらゆるものが手に入る一方で、
私たちは対応できないほどの情報量、仕事量に圧倒されています。
連日山のようなEメールにせき立てられ、ストレスはたまるばかり。
毎日忙しく過ごしていからといって、思いどおりの生活とはかけ離れている……。

今でこそ世界中からアクセスされる超人気ブログZen Habitsを主宰するレオ・バボータもそんなストレスフルな生活を送る一人でした。
脂ぎった塩分たっぷりの食事。運動不足でヘビースモーカー。
太りすぎで、不健康。散らかりほうだいの自宅とオフィス。
仕事は楽しくなく、将来も見えてこない。

毎日が心底イヤになった著者は、「人生をシンプルにすること」にしました。
もっと努力を、もっと成果を、もっとお金を……「もっと、もっと」と求めるだけの生活には見切りをつけ、ただ「減らす」ことにフォーカスしたのです。
すると、たった2年で彼の人生は激変しました。

愛する家族と風光明媚な土地でストレスフリーに暮らす日々。
会社に縛られることなく、マイペースで仕事をしています。
20キロの減量に成功し、著書をベストセラーにし、収入は2倍。
ほかにも、ただ「減らす」だけで、ここには書ききれないほどの成果が上がっているのです。

究極のシンプルライフを実践する世界的人気ブロガー発「減らす法則とテクニック」
これからを生き抜くヒントが満載の、まさに時代のターニングポイントとなる1冊です。

やることを減らすと、なぜ成果があがるのか。それは減らすことで、ひとつひとつのことに集中することができるようになるからです。

自分がやりたいことはなんなのか、それがわかれば、そこに近づくためのもっともインパクトがあることを選ぶ。逆に言えばインパクトがないことは全てやめてしまおうという話です。

エッセンシャル思考

エッセンシャル思考

Apple、Google、Facebook、Twitterのアドバイザーを務める著者の
99%の無駄を捨て1%に集中する方法とは!?

本書で紹介するエッセンシャル思考は、
単なるタイムマネジメントやライフハックの技術ではない。

本当に重要なことを見極め、それを確実に実行するための、
システマティックな方法論だ。

エッセンシャル思考が目指す生き方は、
「より少なく、しかしより良く」。

そのためには、ものの見方を大きく変えることが必要になるが、
時代はすでにその方向へ動きだそうとしている。

こちらも基本的に同じ考え。成果を生まない努力をやめて、成果を生む努力に集中しようと書かれています。効率化して多くのことをやろう。というのではなく、やることを少なくして集中できればいい結果が出ます。

さいごに

タイムマネジメントは効率化が目的ではなく、時間を生みだすための考え方です。

鍵となるのは時間を生み出して自分のスキルを磨くための時間に投資するということ。

このサイクルがまわりだせば、よりあなたの価値は上がっていくはずです。

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入江 慎吾/イリテク株式会社 代表取締役
1982年生まれ。長崎県 五島列島出身。福岡のWeb制作会社で10年間、ディレクション、Webデザイン、システム開発に従事。 その後、趣味で始めたiPhoneアプリ開発をきっかけにフリーランスとして独立後、2014年にイリテク株式会社として法人化。(もっと詳しいプロフィール)
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